Invitations, relances, attestations : dès qu'un même courrier part à plusieurs personnes, le publipostage vous évite des heures de copier-coller. Word remplit automatiquement nom, adresse ou montant depuis un fichier Excel.
Ce qu'il vous faut
- Un fichier Excel (la source de données) : une ligne par destinataire, une colonne par information.
- Un document Word (le document principal) : le courrier type, avec des emplacements à remplir.
Étape 1 : préparer le fichier Excel
- Des en-têtes simples sur la première ligne : Civilité, Prénom, Nom, Adresse, CP, Ville.
- Pas de lignes vides ni de cellules fusionnées.
- Les codes postaux au format Texte, sinon 01000 devient 1000.
- Enregistrez et fermez le fichier avant de passer dans Word.
Étape 2 : lancer le publipostage dans Word
- Ouvrez votre courrier dans Word.
- Onglet Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Lettres.
- Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante, puis choisissez votre fichier Excel et la bonne feuille.
Étape 3 : insérer les champs
Placez le curseur à l'endroit voulu, puis Insérer un champ de fusion et choisissez la colonne. Le champ apparaît sous la forme «Prénom». Pensez aux espaces entre les champs : «Prénom» «Nom».
Pour la formule de politesse, Règles > Si… Alors… Sinon permet d'écrire « Chère » ou « Cher » selon la civilité.
Étape 4 : vérifier l'aperçu
Cliquez sur Aperçu des résultats et faites défiler quelques destinataires avec les flèches. Vérifiez surtout les montants et les dates : Word reprend parfois le format brut d'Excel.
Étape 5 : terminer la fusion
Terminer et fusionner propose trois choix :
- Modifier des documents individuels : un nouveau document avec tous les courriers, à relire avant impression ;
- Imprimer les documents : directement à l'imprimante ;
- Envoyer des messages électroniques : un e-mail par destinataire via Outlook (il faut une colonne E-mail).
Les pièges à éviter
- Montants affichés avec 15 décimales : ajoutez un format au champ, ou arrondissez dans Excel.
- Fichier Excel ouvert pendant la fusion : Word ne peut pas le lire.
- Destinataires en double : utilisez Modifier la liste de destinataires pour filtrer ou décocher.
Pour aller plus loin
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